Gestión de Propiedades: Registro de Inmuebles, Asignación de Alícuotas, Invitaciones e Historial de Pagos

El padrón de propiedades constituye la unidad básica de cobro y representación jurídica en cualquier comunidad inmobiliaria. En AdministroMiCondominio, cada apartamento, casa, local comercial o maletero se configura con sus características físicas, su alícuota legal correspondiente y los copropietarios legalmente asociados.

Desde el menú Configuración > Propiedades, el Administrador puede dar de alta nuevos inmuebles, editar sus asignaciones, invitar formalmente a los residentes para que activen su cuenta en el sistema y consultar el Historial Contable (Mayor Analítico) de cada propiedad para verificar cada cargo y abono histórico con descarga en PDF.

1. ¿Cómo registrar una nueva Propiedad? (Rol Administrador)

1. Ingrese a su panel de administración con rol de Administrador.
2. En el menú lateral izquierdo, diríjase a Configuración > Propiedades.
3. Presione el botón superior Crear Propiedad.
4. Complete los campos requeridos:
   • Número de Propiedad: La identificación del inmueble según el documento de condominio (ej. 1-A, PB-2, Local 04, PH-B).
   • Piso: Nivel o planta donde se ubica (ej. Piso 1, Planta Baja, Penthouse).
   • Grupos / Sectores: Etiquetas organizativas (ej. Torre Norte, Ala Este, Sector Comercial). Permite segmentar inmuebles para cobros específicos o filtrados rápidos.
   • Tipo de Propiedad: Clasificación del inmueble (Apartamento, Local, Casa, Oficina, Maletero, etc.).
   • Alícuota: Seleccione el porcentaje legal de participación correspondiente a ese inmueble (previamente cargado en la tabla de alícuotas). Este valor determinará automáticamente la cuota que le tocará pagar en cada gasto común del mes.
   • Propietarios: Vincule a una o más personas titulares del inmueble desde el padrón de propietarios.
5. Presione Crear para guardar el registro.

2. Invitar al Propietario al Sistema

Una vez registrada la propiedad y asignado su propietario:

1. En la lista de Configuración > Propiedades, ubique la fila del inmueble.
2. En la columna de acciones, haga clic en el botón Invitar Propietario (ícono de sobre).
3. Ingrese el correo electrónico del residente y confirme el envío.
4. El sistema enviará automáticamente un correo electrónico personalizado con un enlace seguro para que el propietario cree su contraseña y comience a consultar sus avisos de cobro, reportar pagos y verificar su solvencia desde su propio panel de usuario.

3. La Acción de Historial: El Estado de Cuenta Cronológico por Inmueble

Uno de los mayores desafíos del Administrador es atender reclamos de propietarios que afirman: “Yo pagué esa cuota hace tres meses”, “¿Por qué me aparece ese saldo deudor?” o “Necesito un estado de cuenta histórico de mi apartamento para venderlo”.

Para resolver esto en segundos y sin salir de la pantalla:

1. En Configuración > Propiedades, presione el botón Historial (ícono de reloj) en la fila de la propiedad deseada.
2. Se abrirá una ventana emergente que contiene el Libro Mayor de la Propiedad:
   • Fecha exacta de cada evento.
   • Descripción del movimiento (emisión de aviso de cobro, nota de débito, pago registrado, nota de crédito aplicada o anticipo).
   • Cargo (Deuda): Monto que incrementó el saldo deudor del inmueble.
   • Abono (Pago): Monto cancelado o compensado por el residente.
   • Saldo Resultante ($ USD): El saldo progresivo en tiempo real tras cada operación, indicando si quedó solvente, con deuda o con saldo a favor (crédito).
3. Descarga en PDF: En la esquina superior derecha de la ventana, presione Descargar PDF. Se generará de inmediato un documento formal membretado listo para entregar al propietario, a su abogado o a la Junta de Condominio.

4. Buenas Prácticas para la Administración de Propiedades

• Cero Propiedades sin Alícuota: Toda propiedad debe tener su alícuota asignada. De lo contrario, los avisos de cobro no podrán calcular su cuota correspondiente en los gastos compartidos.
• Múltiples Copropietarios: Si un inmueble pertenece a varios herederos o a una pareja, puede asociar a más de un propietario a la misma propiedad para que todos reciban notificaciones y tengan visibilidad de las cuentas.
• Auditoría antes de Traspasos o Ventas: Siempre que un propietario solicite su Solvencia de Condominio para una venta ante el Registro Inmobiliario, revise el botón Historial para certificar que el saldo final sea estrictamente cero ($0.00 USD) y no existan cuotas extraordinarias o notas de débito pendientes.