[Administradores] Cómo invitar a los propietarios y asignarles sus inmuebles

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Una vez que has creado las unidades del edificio (apartamentos, locales, etc.) con sus respectivas alícuotas, el siguiente paso es vincular a los propietarios con sus inmuebles y enviarles su invitación formal de acceso.

Este proceso asegura que cada residente tenga visibilidad única y exclusiva sobre su propia cuenta y sus recibos de cobro, protegiendo la privacidad de los datos financieros.

1. ¿Cómo funciona la vinculación Inmueble ↔ Propietario?

En AdministroMiCondominio:

• Un Inmueble puede tener uno o varios propietarios/residentes vinculados (por ejemplo: dos cónyuges copropietarios, o el propietario y el inquilino que paga el recibo).
• Un Usuario puede poseer varios inmuebles en el mismo edificio (ej: Apto 3-B + Maletero 12 + Puesto de Estacionamiento 4). Al entrar con su correo, verá todos sus inmuebles consolidados en una sola cuenta.

2. Método 1: Invitación Individual por Inmueble

Ideal cuando das de alta un nuevo propietario o cuando realizas la configuración manual:

1. Ingresa a tu panel en administromicondominio.com/admin.
2. En el menú lateral, dirígete a Gestión > Inmuebles (o Propiedades).
3. Ubica el inmueble al que deseas asignar el residente (ej: Apto 4-B) y haz clic en Ver o Editar.
4. En la pestaña o sección de Propietarios / Residentes, haz clic en el botón "Asignar / Invitar Propietario".
5. Completa los datos:
   • Nombre completo del residente.
   • Cédula de Identidad o RIF (vital para la emisión legal de notas y recibos).
   • Correo electrónico: Dirección donde recibirá sus avisos de cobro y la invitación de acceso.
   • Teléfono de contacto: (Opcional, recomendado para WhatsApp o emergencias).
6. Marca la casilla "Enviar invitación de acceso inmediatamente".
7. Haz clic en Guardar.

✉️ ¿Qué ocurre al guardar?
El sistema creará el registro del propietario, lo vinculará al inmueble y generará un token seguro de invitación que llegará a su correo en segundos.

3. Método 2: Invitación desde el Módulo Central de Invitaciones

Si ya tienes cargados los datos de los propietarios pero aún no tienen acceso a la plataforma:

1. Ve a Configuración > Invitaciones.
2. Haz clic en "Nueva Invitación".
3. Selecciona:
   • Rol: owner (Propietario).
   • Inmueble: Selecciona el apartamento o local correspondiente.
   • Correo Electrónico: Email del residente.
4. Pulsa "Enviar Invitación".

4. ¿Qué hacer en casos especiales?

A. Un propietario tiene varios apartamentos o locales en el edificio

No crees cuentas duplicadas. Simplemente:

1. Crea el primer inmueble y asígnale el correo del propietario.
2. Ve al segundo inmueble (ej: el maletero o segundo apartamento) y selecciona el mismo propietario ya registrado o usa el mismo correo electrónico.
3. El sistema unificará automáticamente ambos inmuebles bajo el mismo perfil.

B. El apartamento está alquilado (Inquilino a cargo del pago)

Si el acuerdo entre las partes es que el inquilino paga el condominio:

• Puedes registrar al Inquilino con su correo personal para que sea él quien reciba los recibos y reporte los pagos.
• Si el propietario también desea supervisar, puedes vincular ambos correos al mismo inmueble. Ambos recibirán los avisos de cobro.

C. El propietario no utiliza correo o no tiene acceso a internet

Puedes crear el registro del propietario con su nombre y cédula dejando la casilla de invitación sin marcar. El sistema generará sus recibos y cuentas por cobrar con normalidad, permitiéndote imprimir sus avisos en PDF o enviárselos por WhatsApp de forma manual.

5. ¿Cómo saber si los propietarios ya activaron su cuenta?

Desde el listado de Invitaciones:

• 🟡 Estado "Pendiente": El correo fue enviado, pero el residente aún no ha abierto el enlace ni creado su contraseña.
• 🟢 Estado "Usada / Activa": El residente ya creó su contraseña y puede acceder a su panel en cualquier momento.

Si un residente te indica que no vio el correo o que el enlace expiró, simplemente pulsa la acción "Reenviar Invitación" en su fila correspondiente.

6. Próximo paso: Tu primer mes de facturación

Con los inmuebles asignados y los propietarios con acceso, tu comunidad está lista para el ciclo contable regular: 👉 Cargar los gastos del mes, generar los avisos de cobro y recibir reportes de pago.