[Administradores] Primeros pasos: Parametrización de inmuebles, alícuotas y cuentas bancarias

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Una vez que tu cuenta como Administrador ha sido activada y vinculada a un condominio, antes de emitir el primer aviso de cobro o cargar gastos, es indispensable realizar la parametrización inicial del edificio.

Este proceso garantiza que los cálculos de cuotas comunes, la distribución de gastos y la recepción de pagos se realicen con precisión contable matemática y sin errores de redondeo.

1. Lista de Verificación (Checklist) Previa

Antes de comenzar, asegúrate de tener a mano:

1. El Documento de Condominio: Específicamente la tabla de Alícuotas / Porcentajes de cada unidad.
2. Listado de Inmuebles: Números de apartamentos, locales comerciales, maleteros o estacionamientos con alícuota propia.
3. Datos Bancarios del Condominio: Cuentas corrientes bancarias y datos de Pago Móvil donde los residentes reportarán sus pagos.
4. Saldo Inicial o Estado Financiero: Balance de cierre del mes anterior (si estás migrando desde otro sistema o Excel).

2. Paso 1: Configurar las Cuentas Bancarias del Condominio

Para que los propietarios puedan ver dónde transferir o hacer Pago Móvil, debes registrar los datos de recaudación:

1. Ingresa a tu panel en administromicondominio.com/admin.
2. En el menú lateral, dirígete a Configuración > Condominios.
3. Selecciona tu condominio y pulsa Editar.
4. En la sección Cuentas Bancarias:
   • Agrega el Banco (ej: Banco de Venezuela, Banesco, Mercantil, etc.).
   • Número de cuenta (20 dígitos).
   • Titular de la cuenta y RIF del condominio.
5. En la sección Pago Móvil:
   • Banco, Teléfono afiliado y RIF.
6. (Opcional) Si manejan cuentas en divisas (Zelle o cuentas custodias), agrégalas en las notas de pago.
7. Haz clic en Guardar cambios.

3. Paso 2: Registrar la Tabla de Alícuotas (Porcentajes)

Las alícuotas determinan qué porcentaje de los gastos comunes corresponde pagar a cada unidad según su área en metros cuadrados.

1. Ve a Configuración > Alícuotas (o Porcentajes).
2. Crea los registros correspondientes (por ejemplo: Tipo A - 2.5000%, Tipo B - 1.8500%, etc., o crea las alícuotas individuales si cada apartamento tiene una alícuota única).
3. ⚠️ Regla de Oro Contable: La suma total de las alícuotas activas del edificio debe ser exactamente el 100.00%. Si la suma difiere, el sistema te advertirá para evitar descuadres en los cierres de mes.

4. Paso 3: Alta de Inmuebles (Apartamentos y Locales)

En AdministroMiCondominio, la regla fundamental es: Primero existe el inmueble físico; después se le asigna el propietario.

1. En el menú lateral, haz clic en Inmuebles > Inmuebles (o Propiedades).
2. Pulsa el botón "Nuevo Inmueble":
   • Identificador / Número: Ej: Apto 1-A, PH-2, Local 05.
   • Tipo: Apartamento, Casa, Local Comercial, Maletero, etc.
   • Piso / Nivel: (Opcional, para facilitar la búsqueda).
   • Alícuota / Porcentaje: Selecciona la alícuota que le corresponde según el documento de condominio.
3. Haz clic en Guardar.
4. Repite el proceso para todas las unidades del edificio.

💡 Consejo Pro para edificios grandes:
Si tu edificio tiene más de 30 apartamentos, utiliza la herramienta de Importación Masiva desde Excel ubicada en el panel de Utilidades para cargar todas las unidades y alícuotas en cuestión de segundos mediante una plantilla CSV/Excel.

5. Paso 4: Carga de Saldos Iniciales (Migración Contable)

Si vienes de gestionar el condominio en hojas de Excel o en otro software, los propietarios pueden tener deudas acumuladas o saldos a favor (créditos).

1. Dirígete a Finanzas > Saldos Iniciales (o Deudas Iniciales).
2. Para cada inmueble que mantenga deuda previa:
   • Selecciona el inmueble.
   • Carga el monto de la deuda inicial acumulada (en USD o moneda base).
   • Indica la fecha de corte del saldo.
3. Si algún propietario pagó meses por adelantado, registra el monto en Saldo a Favor. Esto asegurará que cuando emitas el primer recibo, el sistema aplique automáticamente el crédito sin duplicar cobros.

6. ¿Qué sigue ahora?

Una vez completados estos cuatro pasos, el condominio estará 100% listo a nivel estructural y financiero. Tu siguiente acción será:

👉 Invitar a los Propietarios a sus Inmuebles: Vincular los correos electrónicos de los residentes para que activen sus cuentas y puedan consultar sus recibos y reportar pagos.